「電子公証制度」をご存知ですか?

こんにちは、高田馬場で特許事務所を共同経営しているブランシェの弁理士 高松孝行です。

カレンダーのイラスト公証役場には会社設立時以外はなかなか行くことはないと思いますが、今回はその公証役場が提供している電子公証についてご紹介します。

電子公証制度とは、公証人が、電子文書(ファイル)に対して行う電子的な認証や確定日付を付与する制度で、平成19年(2007年)4月1日から利用されています。

電子公証制度を説明した日本公証人連合会のWebサイトはこちら

従来の公証制度は、認証等を希望する人や代理人が、書類を持って公証役場に赴き、その書類に公証人が認証等を行うというものでした。

それが、この電子公証制度によって、公証役場に赴くことなく、オンラインで、電子データについてもの作成者を証明する「認証」やその文書データがある時点で存在したことを証明する「確定日付の付与」を行うことができるようになりました。

なお、認証や確定日付を付与した電子文書は20年間(電子確定日付に関するデータの保存を希望される場合には、50年間)保存され、次のことを行うことができるようになります。

  • 認証された電子文書または確定日付が付与された電子文書を紙に印刷したものに保存してある電子文書と同一であることの証明書を添付したものの発行を受けること
  • 認証された電子文書または確定日付が付与された電子文書が真正であることの証明を受けること

ちなみに、近年は、一度に大量の電子確定日付付与の嘱託が大都市部の繁忙な公証役場になされる例が増加してきているようで、必ずしも確定日付の付与に迅速な対応をすることができないようです。

そこで日本公証人連合会では、2020年(令和2年)8月3日から、次の6つ公証役場を「電子確定日付センター」に指定し、それらの拠点において大量の電子確定日付の嘱託を集中的に処理することにしました。

  • 武生公証役場(福井県)
  • 宇和島公証役場(愛媛県)
  • 古川公証役場(宮城県)
  • 笠岡公証役場(岡山県)
  • 苫小牧公証役場(北海道)
  • 大牟田公証役場(福岡県)

近所の公証役場が忙しすぎて、大量の電子確定日付をスムーズに行えないという場合には、上記の何れかの公証役場を利用してみた方がよいかもしれません。

知的財産関係において、この電子公証制度の活用方法としては、先発明や先使用権を立証するための資料や、ライセンス契約等の契約書に確定日付の付与を受けるということがあります。

紛争を未然に防ぐためにも、電子公証制度を利用した認証や確定日付の付与を活用してみては如何でしょうか?

弊所でも、電子公証制度を利用した認証や確定日付の付与の業務を行っております。
何かありましたら、弊所に是非ご相談ください。

今日は以上です。